Assistant·e de Département et du Pôle Thèses - Hdr H/F - Service Public

La personne recrutée sera affectée au Service Formation & Vie Etudiante (SFVE), dans le Pôle Soutien aux Départements (PSD), composé de 6 personnes dont le responsable de service. Sur sa sphère, elle travaillera essentiellement en autonomie avec l'appui, du responsable, des responsables pédagogiques de département (directeur ou responsables de formation) ou d'autres services. Ce poste requiert des qualités de polyvalence, de réactivité, d'autonomie et un sens important du relationnel.

Pour favoriser une intégration réussie et le développement des compétences, un programme d'accompagnement interne sera mis en place par le service.

L'assistant.e d'administration de département d'enseignement et de recherche aura 4 missions principales au sein du PSD :

- Assister les membres du département pour les accompagner dans l'exercice de leurs responsabilités.
- Informer et orienter dans leurs démarches les usagers ainsi que les interlocuteurs internes et externes.
- Être le représentant des services centraux pour tous les actes administratifs et de gestion courante des départements et sur Pôle Thèses/HDR.
- Prendre en change tout ou partie des conventions de stage pour l'ensemble des élèves de l'ENS Rennes.

Dans le cadre d'une réflexion en cours sur la réorganisation des activités, les missions liées à ce poste sont susceptibles d'évoluer en fonction des orientations retenues.

Activités principales

Gestion administrative du département, du pôle Thèses/HDR et des conventions de stage

- Assurer des activités de secrétariat : informer et orienter les usagers, communiquer par courriel, diffuserles informations, archivage...
- Assurer la gestion administrative des dossiers de recrutement des enseignants vacataires, récolter et saisir les heures d'enseignement via l'application de gestion dédiée
- Assurer la gestion administrative des dossiers de candidatures des étudiants
- Assurer l'organisation et le secrétariat des réunions
- Alimenter et tenir à jour les bases de données nécessaires à la gestion administrative
- Être le principal interlocuteur administratif concernant les conventions de stage sur le périmètre de l'établissement, du dépôt de la demande de la demande de l'élève jusqu'à sa signature

Suivi pédagogique des départements et du pôle Thèses/HD

- Pour les départements :
- Planifier et organiser la mise en place des cours et leurs modifications en lien avec les responsables des formations via l'application de gestion dédiée
- Préparer les réunions des équipes pédagogiques (conseil de perfectionnement, jury...) et en rédiger les comptes-rendus
- S'assurer de la mise à jour des contenus pédagogiques des maquettes d'enseignement
- Suivre l'assiduité des étudiants et des stagiaires, et alerter si besoin
- Participer à l'organisation des examens en collaboration avec les responsables de formation conformément aux modalités de contrôle des connaissances : élaboration du calendrier, réception et mise en oeuvre de la reproduction des sujets
- Solliciter les fichiers de notes auprès des enseignants, assurer les relances puis les transmettre à la scolarité.
- Pour le pôle Thèses/HDR:
- Assurer le suivi de l'inscription administrative des doctorants/HDR en lien avec l'encadrant, les écoles doctorales, le service RH et la scolarité de l'ENS Rennes
- Assurer le suivi annuel des doctorants
- Préparer les soutenances de thèses/HDR: courriers, nominations et convocations des membres du jury ...

Gestion financière et logistique des départements et du pôle Thèses/HDR

- Assurer l'engagement et le suivi des dépenses (demandes d'achat, bons de commandes, services faits ...)
- Suivre la disponibilité des crédits sur les centres financiers et analyser les dépenses
- Préparer et réserver les missions des personnels, invités et élèves
- Gérer les demandes logistiques auprès des services concernés

De formation Bac +2, vous bénéficiez d'une expérience de 2 ans minimum sur des fonctions similaires. Vous possédez la capacité à travailler en équipe et vous savez rendre compte de votre activité. Vous faites preuve de qualités rédactionnelles et relationnelles.

Le poste est à pourvoir dès le 1er septembre 2026 pour une durée de 12 mois (CDD). La rémunération est comprise entre 2100€ et 2600€ brut mensuel en fonction du niveau d'expérience.

Remboursement de transport en commun à hauteur de 75%. Contrat collectif de Protection Sociale Complémentaire avec prise en charge partielle de l'ENS Rennes.

• Traitement du courrier